Una de las partes más complicadas y a la vez más lucrativas de la administración de un restaurante es el control de costos. Si lo haces de manera exitosa, tus ganancias van a aumentar significativamente, además de que tendrás un lugar más organizado.
Estudios indican que menos de un 50% de los dueños de restaurantes aplican un sistema de control de costos. Si tú empiezas a hacerlo en el tuyo, tendrás una ventaja significativa ante la competencia. En este artículo aprenderás lo que necesitas saber para poder llevarlo a cabo.
Pasos para aplicar un control de costos
Como bien decía Sun Tzu en el arte de la guerra, “divide y vencerás”. Para lograr implementar un control de costos eficaz en nuestro restaurante, vamos a dividirlo en 3 grandes secciones:
- Planear
- Poner en práctica
- Analizar resultados
Planeación
Es difícil llegar a algún lugar si no sabes a dónde vas. Antes de hacer nada, es importante detenerse y evaluar la situación. Seguidamente, imaginarnos hacia dónde queremos llegar, o dónde queremos estar.
En cuanto al control de costos en un restaurante, el primer paso sería evaluar el precio del menú según el costo actual de los ingredientes. Para esta parte vamos a suponer que las recetas se siguen al pie de la letra y se utilizan en cada platillo los ingredientes exactos.
De este proceso vamos a obtener el costo de cada platillo, que sumándolo todo nos daría el costo del menú. Esto servirá para la siguiente parte.
Calcular el costo de ventas
Esto se hace dividiendo las ventas de un determinado producto entre el costo de sus ingredientes. Para obtener el porcentaje solo se multiplica por 100, como muestra el siguiente ejemplo:
| Monto total de ventas | Costo del platillo | Costo de ventas | |
| Plato 1 | $80 | $10 | 12,5% |
| Plato 2 | $60 | $8 | 13,33% |
| Plato 3 | $100 | $20 | 20% |
Mientras tengas el costo y las ventas, puedes aplicar esta fórmula a cualquier grupo o subgrupo que desees. En este ejemplo se hizo platillo por platillo, pero también podría ser a los aperitivos, o a los postres. Idealmente, mientras más específico sea el proceso, mucho mejor.
Para que estos valores sean de utilidad asegúrate de llevar un buen registro de ventas. Con que se te pasen algunas y no se reflejen en las ventas totales, podría alterar significativamente el control de costos.
Fijarse el objetivo
La forma más sencilla es estudiar un periodo determinado. Tomemos por ejemplo 1 mes para llevar el registro de todas las compras y las ventas. Al final del mismo calcularemos el costo de venta total, y este será nuestro número mágico.
Entre 25% y 35% es un costo de venta aceptable de acuerdo a muchos gerentes de restaurantes. ¿Qué tan cerca estamos de ese número? ¿A cuánto queremos llegar? Antes de seguir adelante debemos respondernos estas interrogantes.
Puesta en práctica
Si ya te fijaste la meta de cuál es el costo de venta que quieres lograr, es hora de realizar acciones para llegar hasta ahí. Un efectivo control de costos implica conocer todas las variables que afectan las ganancias, y buscar maneras de solucionarlas.
Muchos administradores piensan que el principal problema es el costo de los ingredientes, y que encontrando otros proveedores se solucionará. Nada más lejos de la verdad, ya que hay muchos otros factores que intervienen, entre los cuales tenemos:
- Alimentos que se desperdician, roban o extravían
- Usar más de lo necesario según las recetas
- Ventas que no son registradas
En general, problemas que se solucionarían de implementar un buen sistema y llevar un control organizado. Esta quizás es la parte más difícil para un exitoso control de costos, ya que tendrás que darte la tarea de evaluar tu restaurante.
Quizás estas razones aquí mencionadas no te afectan, pero puede haber otras, y es tu labor como gerente encontrarlas. Más allá de solo esto, luego tendrás que descubrir la forma de solucionarlas. En síntesis, un trabajo que resultará más complicado que sencillo.
Análisis de resultados
El objetivo de llevar el control de costos en tu restaurante es que logres aumentar las ganancias. Luego de haber hecho tu plan inicial, y haber actuado para llevarlo a cabo ¿Mejoraron los ingresos? De ser así, entonces lo hiciste bien. ¿Pero qué pasa si no? ¿Si ahora estás peor?
Para esto es importante el análisis de resultado, para que conozcas si lo que estás haciendo sirve de algo o no. Y en base a eso, seguir como estabas hasta ahora, o idear un nuevo plan.
No tienes que llevar un control de costos tú solo
Como ya se ha mencionado, es una ardua labor llevar un buen control y evaluar todas las áreas de tu restaurante. La tecnología existe hoy en día para ayudarnos, y para tu suerte, hay herramientas específicas para esto.
Con el software de sazonalcosto tienes todo a la mano para que no tengas que trabajar por tu cuenta. Te permite crear una receta estándar, además de ofrecer análisis de datos en tiempo real y un sistema de gestión para registrar compras y ventas.
Sin lugar a dudas la mejor opción si quieres lograr un exitoso control de costos en tu restaurante.
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